Как мы работаем

Информация для подписчиков >> Как мы работаем

Здесь мы постарались описать наш производственный процесс, чтобы вы могли понимать, почему мы делаем (или не делаем) некоторые вещи.

Когда приходит письмо с заказом

 Андрей:

  • С помощью нашей программы вносит заказ в учетный файл.
  • Откладывает монеты в конверт по списку, при этом  для монет, которых нет и не будет – ставит количество ноль (они так и придут в счете).
  • Пересылает Александру письмо с указанием, каких монет нет (Александр отправляет письмо клиенту).  Иногда забывает это делать – при рассылках заказы идут сплошным потоком.

Когда приходит запрос на предварительный расчет

 Андрей формирует его на основании учетного файла. Монеты в конверте покупателя при этом не просматриваются и не пересчитываются.

Когда приходит запрос на выставление счета

Андрей:

  • Проверяет монеты в конверте и выставляет счет только на то, что есть.  Для монет, которых в конверте не оказалось:
    • Если их не будет – в счете ставится ноль (в графе Количество)
    • Если монеты комиссионные и будут получены – они просто в счет не включаются.
  • Счет выставляется от имени Александра, так как с этого момента покупателем занимается Александр

Александр:

  • Получив от покупателя письмо об оплате:
    •  отправляет подтверждение, что все получено и следующий ход – за нами
    • Откладывает письмо в папку Оплаченные

На этом этапе мы не проводим сверку с поступившими деньгами.

Когда приходит время отправки

Александр

  • По выставленным счетам  готовит список для получения монет у Андрея.
  • Получает монеты у Андрея для отправки. Небольшие (по количеству монет) заказы пересчитываются, большие – часто не пересчитываются.
    • Обычно это происходит в первой половине дня вторника и пятницы
  • Сверяет ответы покупателей о перечислении денег с реальными поступлениями. Если такого письма нет – конверт просто откладывается в сторону и в эту отправку не попадает.
    • Если в письме не оказалось адреса или он не полный, покупателю отправляется запрос. Если ответ успевает прийти до отправки – все ОК.
    • Разбирательство, от кого пришли деньги, на которые нет писем от покупателей, происходит уже после отправки очередной партии.
  • Упаковывает и отправляет монеты. Отправка может происходить в любое время дня, в том числе и вечером: конкретное время не установлено.
  • Не позднее 24-00 дня отправки отсылает номера отправлений. Это может произойти и поздно ночью.
  • Отправка обычно происходит в среду или субботу. Праздники могут сбить этот регламент.

Когда приходят разные письма от покупателей

Андрей

  • В выходные с почтой не работает. И вообще в выходные монетами не занимается.
  • Работает с письмами, если готова рассылка и обработаны заказы
  • Он дома

Александр

  • Работает 3 раза – утром, днем и вечером
  • В выходные может ответить, а может и нет
  • Если  письмо требует участия Андрея, отправляет письмо ему – а дальше см. пункт по работе с письмами Андрея. Но Александр, как правило, контролирует получение ответа от Андрея и так или иначе его добивается.
  • Иногда отвечает, даже не будучи дома – если требуется простой ответ.

Вся эта благодать и миросозерцание прерываются постоянными звонками по телефону, беготней к метро на встречи, поездками к поставщикам, работой с сайтом и другими площадками, развитием технологий и программного обеспечения, собственными делами и проч.  И 3 раза в неделю  рассылку надо готовить – а это совсем не простой процесс с таким количеством монет.

Жизнь достаточна насыщенная и мультизадачная. На пустяки и глупости остается только время, когда спишь.

Вернуться к списку материалов >>