Информация для подписчиков >> Как мы работаем
Здесь мы постарались описать наш производственный процесс, чтобы вы могли понимать, почему мы делаем (или не делаем) некоторые вещи.
Когда приходит письмо с заказом
Андрей:
- С помощью нашей программы вносит заказ в учетный файл.
- Откладывает монеты в конверт по списку, при этом для монет, которых нет и не будет – ставит количество ноль (они так и придут в счете).
- Пересылает Александру письмо с указанием, каких монет нет (Александр отправляет письмо клиенту). Иногда забывает это делать – при рассылках заказы идут сплошным потоком.
Когда приходит запрос на предварительный расчет
Андрей формирует его на основании учетного файла. Монеты в конверте покупателя при этом не просматриваются и не пересчитываются.
Когда приходит запрос на выставление счета
Андрей:
- Проверяет монеты в конверте и выставляет счет только на то, что есть. Для монет, которых в конверте не оказалось:
- Если их не будет – в счете ставится ноль (в графе Количество)
- Если монеты комиссионные и будут получены – они просто в счет не включаются.
- Счет выставляется от имени Александра, так как с этого момента покупателем занимается Александр
Александр:
- Получив от покупателя письмо об оплате:
- отправляет подтверждение, что все получено и следующий ход – за нами
- Откладывает письмо в папку Оплаченные
На этом этапе мы не проводим сверку с поступившими деньгами.
Когда приходит время отправки
Александр
- По выставленным счетам готовит список для получения монет у Андрея.
- Получает монеты у Андрея для отправки. Небольшие (по количеству монет) заказы пересчитываются, большие – часто не пересчитываются.
- Обычно это происходит в первой половине дня вторника и пятницы
- Сверяет ответы покупателей о перечислении денег с реальными поступлениями. Если такого письма нет – конверт просто откладывается в сторону и в эту отправку не попадает.
- Если в письме не оказалось адреса или он не полный, покупателю отправляется запрос. Если ответ успевает прийти до отправки – все ОК.
- Разбирательство, от кого пришли деньги, на которые нет писем от покупателей, происходит уже после отправки очередной партии.
- Упаковывает и отправляет монеты. Отправка может происходить в любое время дня, в том числе и вечером: конкретное время не установлено.
- Не позднее 24-00 дня отправки отсылает номера отправлений. Это может произойти и поздно ночью.
- Отправка обычно происходит в среду или субботу. Праздники могут сбить этот регламент.
Когда приходят разные письма от покупателей
Андрей
- В выходные с почтой не работает. И вообще в выходные монетами не занимается.
- Работает с письмами, если готова рассылка и обработаны заказы
- Он дома
Александр
- Работает 3 раза – утром, днем и вечером
- В выходные может ответить, а может и нет
- Если письмо требует участия Андрея, отправляет письмо ему – а дальше см. пункт по работе с письмами Андрея. Но Александр, как правило, контролирует получение ответа от Андрея и так или иначе его добивается.
- Иногда отвечает, даже не будучи дома – если требуется простой ответ.
Вся эта благодать и миросозерцание прерываются постоянными звонками по телефону, беготней к метро на встречи, поездками к поставщикам, работой с сайтом и другими площадками, развитием технологий и программного обеспечения, собственными делами и проч. И 3 раза в неделю рассылку надо готовить – а это совсем не простой процесс с таким количеством монет.
Жизнь достаточна насыщенная и мультизадачная. На пустяки и глупости остается только время, когда спишь.